Функция консолидации в Excel

В Excel часто возникает ситуация, когда необходимо использовать множество данных на одном листе. При этом эти данные могут быть не просто на разных листах одного документа, но даже и в разных книгах. Чтобы облегчить взаимодействие пользователя с программой, существует, так называемая, функция консолидации.

Функцию консолидации используют для того, чтобы составить итоговый отчет и собрать все данные с нескольких листов книги на одном. При этом листы могут находиться в разных книгах. При консолидации данных исходные листы компонуются таким образом, чтобы их обновление было более простым. Например, для каждого магазина имеется лист расходов, консолидацию используют для сбора всех данных на одном листе. При изменении параметров на одном из листов расхода, автоматически обновляется информация на конечном листе. Для того чтобы консолидировать различные данные необходимо:

1. Открыть документ Microsoft Office Exel 2007. Далее на главной панели задач найти вкладку «данные» → «работа с данными» → «консолидация». В зависимости от предполагаемого действия следует выбрать определенную команду:

• Консолидация по расположению — упорядочение данных на всех листах, устанавливая одинаковое расположение и порядок.

• Консолидация по категории — организация данных на разных листах, при использовании одинаковых названий столбцов и строк. Которые будут впоследствии совпадать с названиями в основном листе.

2. Для консолидации по расположению следует щелкнуть на основном листе в крайний левый верхний угол. Выбрать команду «консолидация». Во всплывшем окне укажите необходимую функцию, например, сумма. Если данные находятся на листе в другой книге, нажмите кнопку «обзор» и укажите путь. Чтобы закрыть окно «обзор», нажмите «ок». В поле «ссылка» будет виден путь к файлу. Далее необходимо ввести имена диапазонов в поле «список диапазонов».

3. Далее важно организовать способ обновления консолидации. Для этого в нижнем правом углу диалогового окна установите флажок «создать связи с исходными данными». Все флажки в поле «использовать в качестве имен» следует оставить пустыми.

4. Для консолидации по категории необходимо все данные организовать на каждом отдельном листе. Выставить функцию, указать путь к файлу в окне «ссылка». Автоматическая консолидация будет выполняться, если в поле «создать связи с исходными данными» будет установлен флажок. Этот флажок следует устанавливать, только если листы с исходными данными находятся в другой книге. Если вы хотите обновлять данные самостоятельно, то устанавливать этот флажок не надо. Далее в группе «использовать в качестве имен» следует поставить флажок рядом с командой «подписи верхней строки» или «значение левого столбца».